Prozesslandkarte

Prozesslandkarte
Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte stellt keine Abteilungen, sondern die oberste Ebene wichtiger Prozesse und deren Zusammenwirken grob dar. Sie soll allen Beteiligten ein Verständnis von der „Konstruktion“ der Hochschule als Ganzes vermitteln und helfen, den eigenen Arbeitsbereich in einen größeren Zusammenhang einordnen zu können.

Die Prozesslandkarte ist also kein Organigramm; sie soll vielmehr die Dynamik der Hochschulprozesse und die komplexen Beziehungen der unterschiedlichen Aufgaben zueinander verdeutlichen.

Kern, Leitungs- und Unterstützungsprozesse

Üblicherweise unterscheidet man zwischen Kernprozessen, Führungs- oder Leitungsprozessen und Unterstützungsprozessen.

Zu den Kernprozessen zählen im Falle der Hochschule Prozesse der vorgegebenen Hauptaufgaben, nämlich Studium und Lehre sowie Forschung und Technologietransfer. Diese Aufgaben sind der wertschöpfende Zweck unserer Hochschule; ohne Leitungs- und Unterstützungsprozesse können sie jedoch nicht stattfinden.

Unterstützungsprozesse an der Hochschule sind Dienstleistungs- und Verwaltungsprozesse. Es sind Aufgaben, die die Kernprozesse überhaupt erst ermöglichen und unterstützen. Dazu gehören Prozesse aus den Bereichen Personal und Haushalt, der Gebäudeunterhaltung, der Informationstechnologie und des Hochschulrechenzentrums sowie die Studienangelegenheiten, d.h. Prozesse aus der Studienverwaltung.

Zu den Leitungsprozessen gehören die strategische Ressourcenplanung, das Qualitätsmanagement, die gesamte Öffentlichkeitsarbeit der Hochschule sowie die strategische Organisations- bzw. Hochschulentwicklung. Die Leitungsprozesse ermöglichen und steuern die Kernprozesse.

Begriffe der Prozesslandkarte

Was verbirgt sich hinter den Begriffen der Prozesslandkarte?

Kernprozesse

Die Kernprozesse stellen die Hauptaufgaben der Beuth Hochschule dar. Neben dem Bildungsauftrag, der durch die Prozesse in dem Bereich Studium und Lehre dargestellt wird, hat auch der Auftrag zu Forschung und Technologietransfer für die Hochschule an Bedeutung gewonnen.

Die Kernprozesse sind immer wiederkehrend und deshalb durch einen Pfeil dargestellt, der diese Dynamik veranschaulichen soll.

Studierende durchlaufen das Curriculum und verlassen die Hochschule nach dem Studium gut ausgebildet, während gleichzeitig weitere Studierende das Studium aufnehmen.

Forschungsvorhaben werden geplant und umgesetzt; Wissenschaftler der Hochschule liefern wertvolle Ergebnisse, während gleichzeitig neue Mittel für weitere Projekte eingeworben werden.

Gemeinsam bilden diese Bereiche das „Kerngeschäft“ unserer Hochschule.

Sämtliche weitere Hochschulprozesse dienen der Erfüllung dieser Aufgaben.

Dienstleistungs- und Verwaltungsprozesse

Die Dienstleistungs- und Verwaltungsprozesse ermöglichen und unterstützen die Kernprozesse.

Dazu gehören beispielsweise die Prozesse der Gebäudeinstandhaltung sowie das Bereithalten der Infrastruktur und der Informationstechnologie, um das das Fundament unserer Hochschule zu sichern.

Das Bearbeiten von Personalangelegenheiten ist essentiell für unsere wichtigsten Ressourcen, die Lehrenden und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Die Erledigung sämtlicher Studienangelegenheiten und die damit verbundenen Angebote dienen dazu, Studierende erfolgreich zum Abschluss zu führen.

Die Prozesse der Verwaltung des Haushalts und der Finanzen ermöglichen den Hochschulbetrieb im engen finanziellen Spielraum, der uns zur Verfügung steht.

Leitungsprozesse

Die Leitungsprozesse steuern die Kernprozesse.

Der Begriff Öffentlichkeitsarbeit umfasst sämtliches Wirken der Hochschule nach außen. Darunter fallen neben der Pressearbeit beispielsweise auch Kooperationen mit externen Partnern, Netzwerkveranstaltungen des Auslandsamtes oder des Forschungsbereiches sowie alle Aktivitäten der Hochschulleitung, die zur öffentlichen Sichtbarkeit der Hochschule beitragen.

Im Bereich Qualitätsmanagement finden sich hauptsächlich Prozesse, welche die Qualität in Studium und Lehre sichern und weiterentwickeln. Dazu gehören beispielsweise Prozesse wie die Akkreditierung von Studiengängen und die Evaluation von Studium und Lehre.

Unter dem Begriff der strategischen Ressourcenplanung sind die Prozesse der Finanz- und Investitionsplanung angesiedelt sowie das Controlling, dessen Prozesse sich häufig an der Schnittstelle zum Qualitätsmanagement und zur Hochschulentwicklung befinden.

In den Bereich Hochschulentwicklung/Strategie fallen die Entwicklung der strategischen inhaltlichen Ausrichtung der Hochschule, die strategische Personal- und Gebäudeplanung sowie die Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation inklusive der Hochschulprozesse.

Anwendung der Prozesslandkarte

Viele Hochschulprozesse sind nicht auf einen Aufgabenbereich beschränkt, sondern durchlaufen mehrere Organisationsbereiche.

Ein Beispiel: Der Prozess „Exkursionen“ durchläuft mit seinen Aktivitäten und Dokumenten sowohl den Bereich „Studium und Lehre“, da er im Rahmen einer Lehrveranstaltung ausgelöst wird, als auch den Bereich „Haushalt“, in dem die spätere Abrechnung stattfindet.

Im Intranet sind die Prozesse aus organisatorischen Gründen den Bereichen zugeordnet, in denen sie überwiegend angesiedelt sind.

Mittelfristiges Ziel ist es, die Prozesslandkarte so zu gestalten, dass mit Anklicken auf einzelne Bereiche alle erfassten Prozesse sichtbar werden, die mit diesem Bereich zu tun haben. Ein Prozess ist dann über mehrere Ausgangspunkte abrufbar, bzw. in mehreren Bereichen hinterlegt.