Hochschulprozesse

Prozessmanagement

Prozesse gewinnen mit der abteilungsübergreifenden, oft komplexen und immer häufiger digitalisierten Arbeit in öffentlichen Institutionen zunehmend an Bedeutung.

Auch an der Beuth Hochschule wird angestrebt, durch die Einführung des Prozessmanagements Administration und Koordination von Arbeitsabläufen zu vereinfachen.

Das übergeordnete Ziel ist, die Hochschule bereit zu machen für die aktuellen Anforderungen aus Politik und Gesellschaft. Diese äußern sich zum einen in Rahmenvorgaben durch den Gesetzgeber, zum anderen aber auch durch Erwartungen der Studierenden und Beschäftigten an eine moderne, serviceorientierte Lern- und Arbeitsumgebung.

Miteinander verzahnte Arbeitsabläufe werden in ihrer Gesamtheit betrachtet. Anstelle einer abteilungsbezogenen wird eine prozessbezogene Sichtweise entwickelt. Komplexe Prozesse werden übersichtlich gestaltet, Verantwortlichkeiten deutlich gemacht und deren Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Im Fokus des Prozessmanagements steht nicht die Kontrolle von Arbeitsschritten, sondern eine Vereinfachung, die allen am Prozess Beteiligten zugutekommen soll.

Transparenz von Vorgängen

Die Prozessanalyse als Teil des Prozessmanagements ist ein wesentliches Instrument, um Vorgänge abzubilden und transparent zu machen. Sie ist Voraussetzung, um Hindernisse im Ablauf zu identifizieren.

Wer macht was, wann, wie und womit?

In Gesprächen mit Prozessverantwortlichen und weiteren am Prozess beteiligten Personen werden dazu erste Informationen erhoben. Liegen bereits ältere Prozessbeschreibungen vor, werden diese als Informationsquelle herangezogen.

Abläufe, Aktivitäten und zugehörige Dokumente werden den jeweiligen Verantwortungsbereichen (Abteilungen, Organisationseinheiten, Stellen) zugeordnet und dokumentiert.

Das Ergebnis ist je ein Textdokument mit einer ausführlichen Beschreibung der Abläufe, das sogenannte Prozessblatt, sowie eine grafische Darstellung, das Prozessdiagramm. Die Diagramme werden zurzeit mit der Software MS Visio erstellt, zu der bei Bedarf hochschulinterne Schulungen angeboten werden. Eine Anleitung zum Lesen der Prozessdiagramme findet sich hier.

Die Darstellungen werden mit allen an der Erstellung Beteiligten besprochen. In gemeinsamen Diskussionen können auch Vorschläge zur Optimierung, d.h. zur Vereinfachung von Abläufen gesammelt und aufgezeichnet werden. Eine Prozessdarstellung ist dann vorläufig abgeschlossen, wenn die Beteiligten mehrheitlich damit einverstanden sind.

Da sich Rahmenbedingungen und Aktivitäten im Laufe der Zeit ändern, sind regelmäßige Evaluationen vorgesehen. Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten müssen immer wieder vor dem Hintergrund veränderter Bedingungen untersucht und angepasst werden. Das Prozessmanagement ist deshalb kein einmaliges Projekt, sondern als langfristige Aufgabe ein wesentlicher Bestandteil der Hochschulentwicklung.

Arbeitsgruppen

Verschiedene Gruppen an der Beuth Hochschule dokumentieren derzeit den Ist-Zustand der Hochschulprozesse.

Die zentrale Arbeitsgruppe zum Erstellen der Prozessdokumentationen der Fachbereiche ist der Prozess-Jour-Fixe, an dem Vertreter/-innen aller Fachbereiche sowie weitere Interessierte und Beteiligte der Organisationseinheiten teilnehmen. Die Sitzungsleitung hat der Vizepräsident für Forschung und Hochschulprozesse.

Andere Arbeitsgruppen in den Organisationseinheiten der Hochschule werden durch die Koordinatorin für Prozessmanagement, Anke Cremer, geleitet. Frau Cremer steht als Ansprechpartnerin bei Fragen zum Thema Hochschulprozesse zur Verfügung.

Die Prozesse der Beuth Hochschule sind den Bereichen zugeordnet, in denen sie vorwiegend angesiedelt sind:

Studium und Lehre
Forschung und Technologietransfer
Dienstleistungen und Verwaltung
Leitungsprozesse

Prozessbeschreibungen werden auf den entsprechenden Unterseiten veröffentlicht, wenn sie durch die Hochschulleitung freigegeben wurden.