Datensicherheit beim Alumni-Programm


16.05.2018 09:58 Uhr

Das Alumni-Programm der Beuth Hochschule berücksichtigt bei der Verarbeitung der Alumni-Daten sowohl das EU Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) (Inkrafttreten am 25.05.2018) wie auch die Berliner Datenschutzbestimmungen (BlnDSB).

Die Einhaltung des Datenschutzes ist seit Jahren ein wichtiges Thema. Deutschland verfügt bereits über Datenschutzgesetze, die die Verwendung von personengebundnen Daten stark einschränkt und die Weitergabe an Dritte erheblich reglementiert. Jedoch sehen sich Betroffenen immer wieder einer Verwendung ihrer Daten im nicht zweckgebundnenen Sinne gegenüber, ohne vorher eine Einwilligung erteilt zu haben.
Mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) werden nun die Rechte der Betroffenen gestärkt. Ergänzend sind in Berlin zu berücksichtigen: das Bundesdatenschutzgesetz sowie die Berliner Datenschutzbestimmungen.


Hier finden sie Hinweise zum Datenschutz und zur Verwendung Ihrer Daten durch das

Alumni-Programm
der Beuth Hochschule für Technik Berlin

Bitte lesen Sie die folgenden Informationen, bevor Sie sich beim Alumni-Programm anmelden.

Die Daten der Alumni werden durch das Alumni-Programm der Beuth Hochschule verarbeitet. Das Alumni-Programm ist ein angegliederter Bereich des Referates Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, welches direkt der Weisung durch das Präsidium unterliegt.

Kontakt:
Beuth Hochschule für Technik Berlin
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Alumni-Programm
Christina Przesdzing
Haus Gauß, Raum B 116
Luxemburger Straße 20a
13353 Berlin
Tel.: +49 30 4504 2048
E-Mail: alumni[at]beuth-hochschule.de

Alumni-Datenbank
Bei der Alumni-Datenbank handelt es sich um eine spezielle, nicht öffentlich zugängliche Datenbank. Es besteht keine offene Mitglieder-Plattform und keine Community-Plattform, die durch Daten aus der Alumni-Datenbank gespeist werden. Es besteht keine Verbindung zu anderen Social Media Plattformen oder Netzwerken.

Die Anmeldung beim Alumni-Programm ist freiwillig, kostenlos und kann sowohl über die Online-Anmeldung, wie auch über den speziellen Flyer zum Alumni-Programm, spezifische Anmeldebögen ausgegeben durch die jeweiligen Fachbereiche/Abteilungen oder durch direkte Kontaktaufnahme durch die Alumni selbst erfolgen.
Hinweis: Das Alumni-Programm hat keinen Zugriff auf Datenverarbeitungsprogramme anderer Bereiche der Hochschule. Eine automatische Übermittlung von personenbezogenen Daten aus den Fachbereichen, Abteilungen, speziell der Studienverwaltung oder dem Personalreferat erfolgt nicht!

Datenspeicherung und Zugriff
Bei der Anmeldung werden die Alumni aufgefordert, ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten zu geben. Nur wenn diese Einwilligung vorliegt, werden die Daten in die Alumni-Datenbank übernommen.

Seit dem 1.05.2018 werden die Daten durch die Firma Stellenticket als Verarbeiter gespeichert, der hierfür eine eigene Software (als unabhängiges AddOn zur Software Veranstaltungsmanager ( - siehe Datenschutz beim Veranstaltungsmanager) und mit diesem nur nach selbständiger Aktion durch jeden einzelnen Nutzer unabhängig verknüpft werden kann) entwickelt hat. Mit Stellenticket hat die Beuth Hochschule einen Vertrag geschlossen, der die sichere und geschützte Speicherung der Daten garantiert (Datenschutz Stellenticket).

Die Pflege der Alumni-Daten erfolgt ausschließlich durch die Mitarbeitenden im Alumni-Programm.

Der Zugriff auf die personenbezogenen Daten in der Datenbank erfolgt nur durch die Mitarbeitenden des Alumni-Programm selbst, sowie durch die Mitarbeitenden des Career Service der Beuth Hochschule für Technik Berlin.

Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe von Alumni-Daten an Dritte ist ausdrücklich untersagt. Bei Anfragen seitens Dritter wird der Konatkt ausschließlich über das Alumni-Programm hergestellt und erst nach Einwilligung der Betroffenen wird dann ein Kontakt zu anfragenden Dritten hergestellt.

Datenverarbeitung
Die Alumni-Datenbank enthält Felder für folgende personenbezogene Daten, die aus den verschiedenen Anmeldeformularen als Quellen exerpiert werden. Hierbei ist zu beachten, dass nicht für alle Alumni die gleiche Datenkonsistenz vorliegt, da nicht immer zu allen Punkten Angaben seitens der Alumni gemacht werden:

  • Angabe, ob Anmeldende zum Alumni-Programm an der Hochschule studiert, gelehrt und/oder gearbeitet haben
  • Geschlecht ((m/w) - eine neutrale Angabe wird demnächst ergänzt)
  • Name(n), Vorname(n) (Pflichtfeld)
  • Titel
  • Geburtsname
  • Postadresse
  • E-Mail (Pflichtfeld)
  • Telefon
  • Mobil
  • Abschluss (Abschlüsse): Diplom, Bachelor, Master
  • Studiengang (Studiengänge)
  • Fachbereich(e)
  • Matrikelnummer
  • Abschlussdatum (wenn vorhanden genaues Datum)
  • Alma Mater (Zuordnung zur Beuth Hochschule sowie all ihrer Vorgängereinrichtungen) - außerdem kann intern vermerkt werden, ob ein Bachelor nicht an der Beuth Hochschule erworben worden ist. Dies dient der Datenkonsistenz und soll verhindern, dass die Alumni regelmäßig darum gebeten werden, fehlende Angaben zu vervollständigen. Für die Teilnahme am Alumni-Programm der Beuth Hochschule oder eventuelle gegenseitige Kontaktaufnahmen ist der Abschluss an einer anderen Institution nicht relevant.)
  • Jetziger Arbeitgeber
  • ggf. Position innerhalb der Firma 
  • Adresse der Firma 
  • falls vorhanden weiterer E-Mailkontakt
  • Twitter

Ergänzungen:
- Das Alumni-Programm bittet um die Angabe, in welchen Berufsnetzwerken (Xing/LinkedIn) die Alumni zu finden sind. Wir möchten ausdrücklich auf Folgendes hinweisen: Es ist im Interesse des Alumni-Programms zu erfahren, in welcher beruflichen Position (beim wem/wo) sich unsere Alumni befinden. Dies dient ausschließlich zwei Zwecken:

  1. Um unsere Servicequalität zu erhöhen, möchten wir Einladungen zu Veranstaltungen zielgerichtet versenden.
  2. Die berufliche Expertise unserer Alumni ist für die Studierenden von hohem Wert. Aus diesem Grund sind wir bestrebt, den Kontakt zwischen den Alumni und den Studierenden herzustellen und zu fördern. Hierfür möchten wir usnere Alumni spezifisch und adressatengenau zu Veranstaltungen einladen können.

Die oben genannten Punkte bilden das grundlegende Wesen der Alumni-Arbeit an der Beuth Hochschule. Aus diesem Grund werden durch die Mitarbeiterin Christina Przesdzing Kontakte in Xing/LinkedIn geknüpft. Um dieses zu ermöglichen wird durch die Mitarbeitenden im Alumni-Programm aktiv nach den Alumni der Beuth Hochschule (sowie ihrer Vorgängereinrichtungen) in Xing/und LinkedIn gesucht und die entsprechenden URLs in der Datenbank zur Kommunikation ergänzt. Eine Nicht-Teilnahme bei Xing/LinkedIn hat keinen Einfluss auf die Teilnahme beim Alumni-Programm oder für die angestrebte Kontaktaufnahme.

- Den obigen Verwendungszweck ergänzend, kann ggf. durch die Mitarbeitenden im Alumni-Programm unter Notizen eingetragen werden, ob ein intensiver Kontakt zu dem Alumni besteht (Teilnahme an Veranstaltungen, Tätigkeit als Mentoring-Partner, Praktika oder Jobangebote)

Datenpflege/Datenaktualisierung
Wir möchten explizit darauf hinweisen, dass wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Daten korrekt zu speichern und fehlerhafte Daten zu korrigieren. Ebenso können öffentlich zugängliche Daten in der Datenbank ergänzt oder hierdurch bestehende Daten korrigiert werden.

Mit der Einführung der neuen Datenbank seit 1.05.2018 besteht die Möglichkeit für die Alumni, ihre Daten in der Datenbank selbst zu pflegen (Datenaktualisierung). Voraussetzung hierfür ist, dass die Alumni hierfür die E-Mail angeben, mit der sie sich in der Datenbank registriert haben. Über einen Link an die entsprechende E-Mail-Adresse ist dann die Datenaktualisierung möglich. Sollte dies nicht möglich sein (da E-Mail Adresse falsch/nicht mehr aktuell etc.) bitten wir um direkte Kontaktaufnahme zum Alumni-Programm unter alumni[at]beuth-hochschule.de.

Wichtiger Hinweis: Die Möglichkeit der Datenaktualisierung ermöglich ausschließlich den Zugriff auf den eigenen Datensatz.

Verwendung von Alumni-Daten
Die Verwendung der in der Datenbank gespeicherten Daten erfolgt zweckgebunden

  • zur Kontaktaufnahme der Hochschule mit den Alumni
  • Einladung zu Veranstaltungen an die Hochschule
  • Kontaktaufnahme zum Zwecke der Zusammenarbeit bei Alumni relevanten Themen
  • ggf. Weiterleitung von Stellenangeboten
  • Information von hochschulübergreifenden Veranstaltungen (speziell im Career Bereich)
  • gesetzlich vorgeschriebene Erhebungen (Evaluation) durch den Bereich Qualitätsmanagement der Hochschule
  • Erhebungen seitens der Fachbereiche (im Zuge von Bachelor-/Masterarbeiten) oder Bewertungen der Studienqualität - in Absprache/Rücksprache mit dem Qualitätsmanagement der Hochschule

Dauer der Speicherung von Alumni-Daten in der Datenbank
Die Speicherung der personenbezogenen Daten in der Alumni-Datenbank erfolgt bis auf Widerruf durch die Alumni.

Hiervon abweichend: Werden Daten von Alumni im Zuge einer Veranstaltungsorganisation verarbeitet, die vorab nicht ihre Einwilligung zur Aufnahme im Alumni-Programm gegeben haben, so erfolgt diese Speicherung nicht in der Alumni-Datenbank. Diese Daten werden nach Beendigung der Veranstaltung wieder gelöscht. Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen bei Veranstaltungen des Alumni-Programms (Homecoming), die über den Anbieter Xing angeboten werden, unterliegt Xing.

Widerrufrecht
Die Alumni haben jeder das Recht, die Löschung ihrer Daten zu verlangen. Hierzu bitten wir um eine entsprechende Benachrichtigung an das Alumni-Programm unter Angabe der Information, ob

  • der Datensatz gänzlich gelöscht werden soll,
  • oder nur die Kontaktdaten entfernt werden sollen.

Warum dieser Unterschied: Die jahrelange Erfahrung hat gezeigt, dass sich Lebenumstände und Interessen ändern. Wir würden uns freuen, wenn viele Alumni den Kontakt zu uns als Ihrer Alma Mater halten oder diesen zum geeigneten Zeitpunkt wieder aufnehmen. In diesem Fall könnten wir auf bestehende Informationen zurückgreifen, diese aktualisieren und ergänzen, falls sie uns dies erlauben.

Auskunftsrecht
Das Alumni-Programm gibt jeder Alumna/dem Alumnus jederzeit vollständige Auskunft, über ihre/seine in der Alumni-Datenbank gespeicherten Daten.
Voraussetzung für die Herausgabe der Daten ist eine eindeutige Identifikation der Antragstellerin/des Antragstellers. Ohne vorherige Prüfung, ob es sich bei der Antragstellerin/dem Antragsteller tatsächlich um die betreffende Alumna/den Betreffenden Alumnus handelt, wird das Alumni-Programm eine Herausgabe der Daten zum Schutz der Interessen aller Alumni in der Datenbank ablehnen.

Sie haben weitere Fragen?
Dann können Sie sich jeder Zeit an das Alumni-Programm unter oben genanntem Kontakt wenden.

Angaben gemäß der Vorgaben durch den Dachverband alumni-clubs.net (acn) Verband der Alumni-Organisationen im deutschsprachigen Raum. Stand Mai 2018